Mit den ToDo-Tools ist es wie mit Klamotten: Sie müssen zu mir persönlich passen. Eine App, ein Programm oder ein System können noch so „gut“ sein – und trotzdem bei mir absolut nicht funktionieren. Zum Beispiel, weil sie meinen Workflow eher stören und mehr Arbeit verursachen, als Arbeit abzunehmen, oder weil sie zu kompliziert zu bedienen sind. Andersherum kann eine ToDo-App auch nur dann helfen, wenn sie meine Bedürfnisse wirklich erfüllt, denn ansonsten ist es eher eine Befriedigung für mein Ego, Punkte abzuhaken – es nützt mir aber nichts, wenn ich dabei andere, wichtige Aufgaben vergessen habe.
Dank Daniel Rehn habe ich vor einiger Zeit Any.Do entdeckt und bin seitdem sehr zufrieden. Es gibt eine kostenlose App und außerdem noch eine Erweiterung für Google Chrome, die gut zusammen arbeiten und für meine Bedürfnisse wirklich perfekt sind.
Zunächst zu den Funktionen. Es gibt vier Kategorien für meine ToDos: Heute, Morgen, in Kürze und Irgendwann. Auf Wunsch gibt es dazu den Any.Do-Moment, der aber auch ausschaltbar ist. Beim Any.Do-Moment erinnert mich mein Smartphone täglich, mir einen Augenblick zu nehmen, um meinen Tag zu planen. Es fragt für die heute anstehenden ToDos einzeln Uhrzeiten ab, zu denen ich daran erinnert werden möchte – oder ob ich nicht erinnert werden möchte. Bereits an dieser Stelle lässt sich ein ToDo, das ich heute nicht in meinem Tagesplan sehe, bequem auf Morgen verschieben und somit werde ich den restlichen Tag nur an die Dinge erinnert, die ich mir auch wirklich für heute vorgenommen habe.
Auch sonst lassen sich – sowohl in der Chrome Extension als auch in der App – ToDos bequem per Drag&Drop verschieben, zum Beispiel doch lieber auf „in Kürze“, weil ich freitags weiß, dass ich samstags ja sowieso niemandem im Büro erreiche, wo ich anrufen möchte. Ich kann aber auch direkt ein konkretes Datum angeben, zum Beispiel den folgenden Montag, damit ich mich sonntags gar nicht mit meinen ToDos beschäftigen muss, wenn ich nicht möchte.
Alle zusätzlichen Funktionen wie zum Beispiel weitere Notizen, ein bestimmtes Datum, eine Kategorien-Zuordnung oder sogar das Teilen mit anderen Kontakten sind möglich, aber optional. Wenn man sie nicht aktiv anwählt, wird man auch nicht damit genervt, die Felder wegzuklicken oder ähnliches. Dieser Aspekt gefällt mir besonders gut, denn in der Regel brauche ich nicht mehr als drei Worte um mich an einen Task zu erinnern und die meisten (Teil-)Aufgaben erledige ich auch alleine. Falls ich aber doch mal etwas mehr brauche, könnte ich es nutzen.
Das Beste ist aber die Erinnerung für Unerledigtes, dass sich wie von selbst zu Any.Do hinzufügen lässt: Verpasste Anrufe auf dem Telefon werden direkt als „XY zurückrufen“-Task angeboten und in der Googlemail-Weboberfläche sitzt dank Chrome Extension über jeder Mail ein dezenter Button mit dem Titel „Remember me“, falls ich eine geschäftliche E-Mail mit konkreten Aufgaben als Task übernehmen möchte. Und in beiden Fällen wird der Task auch gleich mit entsprechenden Funktionen verlinkt: In der App kann ich direkt von Any.Do auf „anrufen“ klicken und in der Chrome-Extension kann ich mir zu einem Task die vorher markierte Mail mit einem Klick aufrufen und muss sie nicht extra heraussuchen.
Und das andere Beste? Die gesamte Anwendung ist nicht nur kostenlos, sondern außerdem noch werbefrei. Lediglich voreingestellt sind kiip Belohnung, die man direkt in den Einstellungen aber auch einfach ausschalten kann.
Any.Do für iOS
Any.Do für Android
Erweiterung für Google Chrome
Webseite des Herstellers
