Ein bundesweites Netzwerk wie die Digital Media Women mit mehr als zwei Dutzend Organisatorinnen in fünf Quartieren erfordert eine Menge Koordination, die mit ein paar E-Mails nicht zu erreichen ist. Bei den DMW haben wir nach längerer Suche in den vergangenen zwei Jahren ausgezeichnete Erfahrungen mit dem Tool Trello gemacht, an denen wir euch – mit mehreren DMW-Stimmen – gerne teilhaben lassen möchten.
Anfangs waren viele von uns skeptisch… „wieder eine neue App, wieder eine neue Seite zum Verwalten“ (Susanne Ullrich), aber nach etwas Einarbeitung war es nicht mehr wegzudenken. Wir lieben Trello nicht nur, „weil es so einfach ist, so übersichtlich und dazu noch kostenlos“ (Nicole Willnow). Es hat „eine vernünftige Auswahl an nützlichen Features“ und „funktioniert (…) selbsterklärend“, meint Taalke Renken, für die sich die Arbeit durch das viele Drag’n’Drop sogar „ein bisschen wie Spielzeug“ anfühlt. Vor allem, „um sich mit anderen zu organisieren, ist Trello wirklich ein tolles Tool“ (Sanja Stankovic) – und wo trifft das eher zu als bei einem bundesweiten, dezentralen Netzwerk? Ein weiterer Pluspunkt ergibt sich für Multi-Device-Menschen, zu denen wohl die meisten von uns gehören: „Trello ist webbasiert, also von jedem Device aus zu bedienen,“ (Nicole Willnow) und synchronisiert obendrein in Realtime.
Vor über zwei Jahren ist Trello gestartet als so eine Art digitales Kanban – angelehnt an das Kanban Board aus dem agilen Projektmanagement. Stellt euch das Ganze vor, als hättet ihr das Büro voller Whiteboards hängen. Aufgeteilt werden die einzelnen Boards zum Beispiel in Spalten wie „To Do“, „Doing“ und „Done“ (oder eine beliebige eigene Aufteilung).
So wie ich auf dem Whiteboard ein Post-it, beschriftet mit entsprechender Aufgabe, hin- und herhängen und mit mehr Informationen beschriften könnte, ordne ich den Boards sogenannte Cards zu. Mit dem großen Vorteil gegenüber dem Whiteboard an der Wand: Andere von weit entfernten Orten können auf denselben Boards arbeiten, dieselben Cards beschriften und mit mir bearbeiten. Besonders für eine Organisation mit mehreren Menschen, die nicht gemeinsam an einem Ort sind, ist das Tool perfekt. „Das englische Wording stört wenig – für Leute, die sich viel mit dem Netz beschäftigen, sollten da keine Schwierigkeiten entstehen“, meint Inken Meyer.
Ein paar Tipps für die Nutzung
Damit die Arbeit mit Vielen möglichst reibungslos funktioniert, hier ein paar Tipps direkt aus der DMW-Schaltzentrale:
- Nach unserer Erfahrung gilt meistens: Je kleinteiliger die Boards, desto besser. „Besonders bei ausführlicheren Themen und einzelnen, kleineren To Dos behält man so besser den Überblick.“ (Taalke)
- Nehmt Leute auch auf diesem Weg in die Verantwortung, indem ihr per Drag & Drop jemanden einer Card zuteilt und so Zuständigkeiten definiert. Wer das in seinen Einstellungen entsprechend vorsieht, wird über Veränderungen auf genau diesen Cards dann per Push-Nachricht oder E-Mail benachrichtigt.
- Missbraucht diese Funktion aber bitte nicht wie die CC-Funktion. Das Schöne an Trello ist, dass in alles Einblick bekommen kann, aber nicht muss.
- Nutzt die Möglichkeit, Cards zu kopieren und nach Belieben zu verschieben, indem ihr Vorlage-Cards erstellt für ähnliche Prozesse inkl. Checklisten etc. und diese für neue To Do’s kopiert.
- In Trello muss sich nicht alles um Prozesse drehen, ihr könnt eine Card zum Beispiel auch nutzen, um darauf eine gemeinsame Linksammlung anzulegen. Auch wenn es für manche Aufgaben bessere Tools gibt, ist der große Vorteil dieses Vorgehens, dass ihr so alles an einem Ort habt.
Nicht für jeden Zweck geeignet
Viele von uns nutzen Trello seit unserer Entdeckung sehr dankbar auch für andere Projekte; für Kixka Nebraska beispielsweise ist das Tool aus ihrem Arbeitsalltag gar nicht mehr wegzudenken: „Ich schwöre auf die Flexibilität. Sowohl für mich als Freelancerin wie als Kooperationstool sehr gut vom Ideensammeln bis zum Abwickeln von (kleineren) Projekten geeignet.“
Nicht zu unterschlagen ist der Fakt, dass und vor allem wie Trello permanent weiterentwickelt wird. „Die Kommunikation über den Prozess geplanter bis zu realisierten neuen Features ist sehr offen und transparent. Außerdem mag ich, dass die User bei der Weiterentwicklung mit einbezogen werden – heiß begehrte Features werden eher entwickelt als andere und auch auf Kommentare wird eingegangen.“ (Taalke)
Zugegebenermaßen fällt es gelegentlich schwer, auch wirklich hier die wichtigen Diskussionen stattfinden zu lassen, wenn noch so viele andere Kanäle zur Verfügung stehen und genutzt werden. Und weitestgehend einig sind wir uns leider auch, dass Trello gegen richtig schlimmes Prokrastinier-Syndrom nur bedingt hilft. Trotzdem: Probiert’s mal, vielleicht ist das ja auch für euch das Tool schlechthin.
